CRM（顧客・商談管理）

KOE の CRM オプションでは、顧客・商談・提案を一元管理し、営業メールを自動で顧客のタイムラインに記録できます。

ご利用条件: CRM はエンタープライズプランのオプション機能です。サイドバーに「CRM」メニューが表示されない場合は、プランのアップグレードについてお問い合わせください。

できること

機能	説明
顧客管理	会社・個人の顧客台帳。担当者・ステータス・グループ（タグ）で整理
商談（パイプライン）	かんばん形式で営業ステージを管理。ステージは組織ごとにカスタマイズ可能
提案	商談ごとに提案内容・金額・送付状況を記録
製品	製品マスタを登録し、商談に明細（数量・単価）として紐付け
メール取込	専用アドレスを BCC/CC に入れるだけで、メールが顧客のタイムラインに自動記録

権限について

閲覧: CRM が有効な組織のメンバー全員
編集（作成・変更・削除）: 組織の管理者（オーナー・管理者ロール）のみ

メール取込の使い方

1. 取込アドレスを確認する

「CRM → 設定」を開くと、組織専用の取込アドレスが表示されます（初回表示時に自動発行されます）。

アドレスは「アドレス名のカスタマイズ」から haro-x7k2f3@in.usekoe.com のような読みやすい形式に変更できます（管理者のみ）。

注意: アドレスを変更・再生成すると旧アドレスは無効になります。メールソフトの連絡先に登録している場合は更新してください。

2. BCC 運用と CC 運用の使い分け

	BCC に入れる	CC に入れる
自分が送ったメールの記録	✅	✅
顧客からの返信の記録	❌ 記録されない	⚠️ 顧客が「全員に返信」した場合のみ記録
顧客からの見え方	見えない	アドレスが見える

BCC 運用（おすすめ・既定）: 顧客に何も見せずに、送信メールを記録します。返信も残したい場合は、受信メールに取込アドレスを CC して転送してください。
CC 運用: 取込アドレスを CC に入れて送ると、顧客が「全員に返信」したメールも自動記録されます。顧客にアドレスが見えるため、カスタマイズしたアドレス名の利用をおすすめします。

3. 自動記録の仕組み

送信者が組織のメンバーまたは登録済みの顧客アドレスの場合のみ記録されます（なりすまし・スパムは破棄）
宛先が既存顧客の「マッチ対象アドレス」と一致すると、その顧客のタイムラインに記録されます
一致する顧客がいない場合は、見込み顧客（prospect）が自動作成されます
どの顧客か判定できなかったメールは「CRM → メール」の「未振り分け」から手動で振り分けできます

4. メール転送での自動取込（Xserver 等）

BCC を付ける運用の代わりに、メールサーバーの転送設定で受信メールを取込アドレスへ自動転送する運用もできます。

「CRM → 設定 → 転送元アドレス」に、転送を設定するメールボックスのアドレス（例: sales@your-company.co.jp）を登録する
メールサーバー（Xserver ならサーバーパネルの「メール転送設定」）で、そのメールボックスの受信メールを取込アドレスへ転送するよう設定する

ポイント

転送メールは SPF 検証が失敗するため、転送元アドレスの登録がないと破棄されます

転送経由では既知の顧客（担当者に登録済みのアドレス）からのメールだけが記録され、見込み顧客の自動作成は行われません（受信箱全体が流れてくるためのノイズ対策）

送信メールの記録は従来どおり BCC を使ってください（転送は受信のみ）

5. マッチ対象アドレスを増やす

顧客詳細ページの「マッチ対象アドレス」に、その顧客とやり取りするメールアドレスを追加しておくと、取込の精度が上がります（例: 担当者が複数いる場合）。

営業パイプラインのカスタマイズ

「CRM → 設定 → パイプライン」の「編集」から、ステージの追加・名前変更・並べ替え・削除ができます（管理者のみ）。

各ステージには種別（進行中 / 受注 / 失注）と 既定確度（%） を設定できます
商談を受注・失注ステージに移動すると、クローズ日時が自動記録されます
商談が紐づいているステージは削除できません。先に商談を別のステージへ移動してください

よくある質問

Q. 顧客からの返信が記録されません A. BCC 運用では返信は記録されません（上の使い分け表を参照）。CC 運用に切り替えるか、受信メールを取込アドレスへ転送してください。

Q. 知らない見込み顧客が作られています A. 組織メンバーが取込アドレスを入れて送ったメールの宛先が、未登録のアドレスだった場合に自動作成されます。不要な場合は顧客一覧から削除してください。

Q. メールがまったく取り込まれません A. 取込アドレスの綴りと、送信元が組織メンバーのメールアドレスであることを確認してください。それでも解決しない場合は管理者にお問い合わせください。